ARCHIVAGE ET CLASSEMENT

ARCHIVAGE ET CLASSEMENT

Définir et comprendre les caractéristiques d'un classement
Un dossier pour quoi faire ? Information, action...
Un dossier pour qui, pour quand ? sous quelle forme ?
Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
Les différents outils et méthodes de classement.

Organiser et "faire vivre" son classement
Instaurer une logique commune.
Les principaux effets d'une mauvaise organisation personnelle.
Rationaliser son espace de travail.
Réduire les sources de stress liées au temps et à l'organisation.

Analyser l'information et choisir une méthode de classement
Analyser l'information à traiter dans son service.
Identifier les atouts et contraintes.
Mettre en oeuvre les quatre principes du classement.
Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs.

Organiser le classement sur ordinateur
Choisir une arborescence claire pour tous.
Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers.
Utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.

Faciliter l'accès de tous à l'information
La démarche pour réorganiser le classement existant d'un service.
Elaborer un plan de classement.
Faire coïncider le classement papier et informatique.
Mettre en place un classement compréhensible par tous : le tri et la restructuration des dossiers.

La procédure de classement et l'archivage
Qui emprunte ? Utilité de la fiche.
Qui reclasse ? Où ? Comment ?
Gestion des documents. Procédure de sécurité.
Contrôle des accès aux fichiers.
Durée légale de conservation des documents.
Découvrir la GED.

Méthodes pédagogiques :

Alternance d'apports théoriques et pratiques : à partir de l'expérience de chaque participant, analyse et amélioration de son efficacité

 

Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l'information.
Choisir une méthode de classement en fonction de l'information et de son usage
Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique. Mettre en place les procédures de classement et d'archivage

 04 et 05 Septembre 2018

Aucun 

 Tout public

 

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